EHPAD VALDANCRE

Accès à votre dossier

Que ce soit lors d’une consultation au sein d’un établissement, en consultation externe ou dans le cadre d’un séjour, le professionnel de santé qui vous a pris(e) en charge a recueilli et formalisé des informations concernant votre santé. Ces informations sont rassemblées dans votre « dossier médical ». Il vous est possible d’en demander communication, à l’exclusion toutefois des informations recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans votre prise en charge.

QUELLES FORMALITES DOIS-JE REMPLIR POUR OBTENIR COMMUNICATION DU DOSSIER MEDICAL ?

1. Vous devez faire votre demande :

La demande de communication de votre dossier doit être formulée par écrit, à l’aide du formulaire disponible en téléchargement:

Formulaire de demande de dossier médical (télécharger ici)

A l’adresse suivante :

Polyclinique de Picardie
Secrétariat de Direction
49 rue Alexandre Dumas
80 094 AMIENS

2. Vous pouvez formuler votre demande sur papier libre. Dans ce cas, pensez à :

§ Préciser si vous souhaitez tout ou partie du dossier : Vous pouvez demander l’intégralité du dossier ou simplement une partie (compte rendu d’hospitalisation, compte rendu opératoire…). Dans la mesure où la communication de la copie des éléments du dossier est payante, nous vous conseillons de limiter votre demande à la communication des seules pièces utiles.

§ Accompagner votre demande de documents justifiant votre identité et votre qualité. Si vous demandez un dossier dont les informations vous concernent, la photocopie recto verso d’une pièce d’identité suffit. Si vous demandez un dossier dont les informations ne vous concernent pas, vous devez en outre fournir les documents attestant votre qualité.

§ Préciser si vous souhaitez que le dossier vous soit envoyé ou soit adressé à un médecin. Le dossier peut vous être communiqué directement, mais vous pouvez également préférer qu’il soit communiqué à un médecin de votre choix. Vous devez alors en indiquer les coordonnées. Sachez qu’aucun élément d’information concernant la santé d’une personne ne peut être communiqué, sans son accord, à un médecin n’ayant pas participé à sa prise en charge. Si vous ne donnez pas de précisions, le dossier vous sera communiqué directement.

§ Que vous pouvez demander à consulter le dossier médical sur place. Cette consultation est gratuite. Vous pourrez être accompagné par un médecin dans la lecture du dossier. La consultation sur place est souhaitable dans l’hypothèse où le dossier est particulièrement volumineux : elle permet d’opérer un tri et de choisir, parmi les éléments, seulement ceux dont la communication est utile.

Les frais correspondant au coût de reproduction et d'envoi sont à la charge du demandeur. Les frais d'envoi sont de 6 €

PUIS-JE OBTENIR COMMUNICATION D’UN DOSSIER MEDICAL DONT LES INFORMATIONS NE ME CONCERNENT PAS DIRECTEMENT ?

1. Vous pouvez obtenir le dossier d’une personne dont vous êtes le représentant légal si :

§ Vous êtes titulaire de l’autorité parentale d’un enfant mineur, vous pouvez demander communication des informations de santé de votre enfant.

§ Vous êtes tuteur d’un majeur sous tutelle, vous pouvez demander communication des informations de santé de la personne majeure que vous protégez. Dans l’hypothèse où celle-ci s’opposerait à cette communication, il vous appartiendrait de demander au juge des tutelles de trancher le conflit.

2. Vous pouvez obtenir des éléments du dossier d’une personne décédée dont vous êtes l’ayant droit

Vous êtes ayant droit d’une personne défunte si vous êtes son successeur légal. Dans ce cas, si le défunt ne s’y est pas opposé de son vivant, vous pouvez accéder à des informations médicales le concernant. Pour cela, vous devez indiquer que votre demande est faite pour l’un ou plusieurs des motifs suivants :

§ Connaître les causes du décès

§ Défendre la mémoire du défunt

§ Faire valoir vos droits.

Seuls les éléments répondant au(x) motif(s) invoqué(s) pourront vous être communiqués.

3. Vous pouvez obtenir le dossier d’une personne qui vous a mandaté(e) pour le faire

La personne ou ses représentants légaux (s’il s’agit d’un mineur ou d’un majeur sous tutelle), peuvent donner procuration à une autre pour demander le dossier à sa place. La procuration doit être écrite et la personne qui demande le dossier ne doit pas avoir de conflit d’intérêt avec la personne qui lui a donné la procuration.

4. Dans tous les cas, vous devez justifier de votre qualité

Il vous faut préciser à quel titre vous formulez la demande. Pour cela, vous devez produire, en plus de la copie d’une pièce d’identité, celle des pièces justificatives suivantes si :

§ Vous êtes représentant légal d’un mineur : votre livret de famille et, en cas de divorce, le document attestant que vous êtes détenteur de l’autorité parentale

§ Vous êtes tuteur d’un incapable majeur : le jugement de tutelle de la délibération du conseil de famille

§ Vous êtes un ayant droit : un certificat d’hérédité (que la mairie ou le notaire peuvent établir) ou le livret de famille (si votre lien de parenté avec le défunt suffi t à établir votre qualité d’ayant droit)

§ Vous avez été mandaté(e) par la personne malade, vous devez produire l’original du mandat.

5. Confidentialité des informations contenues dans le dossier médical

Les informations contenues dans le dossier médical sont strictement confidentielles. Vous devez être attentif à ne pas les communiquer à un tiers qui n’est pas autorisé à les solliciter.

DANS QUELS DELAIS MON DOSSIER MEDICAL PEUT-IL M’ETRE COMMUNIQUE ?

Si les informations que vous demandez ont été constituées depuis moins de 5 ans, le dossier doit vous être communiqué dans les 8 jours suivant votre demande.

Si les informations que vous demandez ont été constituées depuis plus de 5 ans, le dossier doit vous être communiqué dans les 2 mois de votre demande.

Dans tous les cas, il vous faudra attendre 48 heures après votre demande.

C’est un délai de réflexion imposé par la loi qui interdit de vous transmettre les informations immédiatement après votre demande. Sachez donc que si vous vous déplacez pour demander et obtenir communication de votre dossier, vous ne pourrez l’obtenir immédiatement.

Pour faciliter le respect de ces délais de communication, soyez attentif à formuler une demande complète, précise et accompagnée des documents justificatifs nécessaires.

LA COMMUNICATION DU DOSSIER MEDICAL EST-ELLE PAYANTE ?

1. Si vous consultez le dossier sur place

La consultation du dossier sur place est gratuite. Il en est de même pour l’accompagnement médical qui vous est proposé, dans le cas d’une consultation au sein d’un établissement de santé.

2. Si vous demandez que le dossier vous soit adressé par voie postale

La réglementation oblige les établissements et les professionnels de santé à conserver les éléments originaux du dossier médical. Vous ne pourrez donc obtenir que des copies qui sont payantes.

Toutefois, seul le coût de la reproduction et de l’envoi (à l’exclusion des charges de personnels) est facturable.

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